Czy naprawdę potrzebujemy tych wszystkich spotkań? Jak usprawnić harmonogramy spotkań
Ile spotkań odbywa się tygodniowo w Twojej organizacji? Bądź szczery. Czy jest to dużo? A może czujesz, że potrzebujesz więcej?
W większości firm odbywa się znacznie więcej spotkań, niż jest to naprawdę potrzebne, a większość z nich jest bezproduktywna.
Spotkanie zaplanowane na godzinę często się przedłuża, a to wpływa na resztę dnia osób siedzących przy stole w sali konferencyjnej. Jeśli podczas spotkania nie zostaną podjęte stanowcze i skuteczne decyzje, czyż nie jest to strata czasu wszystkich uczestników?
Według firmy Fuze, zajmującej się organizacją spotkań online, istnieją dość zaskakujące statystyki dotyczące spotkań odbywających się w amerykańskich firmach. Jest bardzo mało prawdopodobne, aby w Wielkiej Brytanii było inaczej. Na przykład, większość odbywających się spotkań uważa się za bezproduktywne, czyli za stratę czasu. Według ankietowanych aż 67% spotkań uznano za bezcelowe, ponieważ nie podjęto na nich żadnej decyzji. Podkreślono również, że kierownictwo wyższego szczebla spędza połowę czasu na spotkaniach.
To mnóstwo czasu, który można by spędzić gdzie indziej!
Wszyscy wiemy, że czas równa się pieniądz.
A zatem, mając to na uwadze, może nadszedł czas, aby zastanowić się, ile czasu spędzasz w sali posiedzeń zarządu, siedząc przy dużym stole konferencyjnym i rozmawiając o sprawach, które być może lepiej omówić w inny sposób? Jeśli już musisz zorganizować spotkanie, czy istnieją sposoby na to, aby się nie przeciągać i aby było ono bardziej produktywne i udane?
Sprawdźmy to.
Spotkania powinny odbywać się w innowacyjnym otoczeniu
Wszyscy wiemy, że technologia jest pomocna w miejscu pracy i zasadniczo oszczędza nam wiele czasu. Technologia ta może być również wykorzystywana w sali konferencyjnej lub w sali posiedzeń zarządu. Przykładem może być technologia wideorozmów, która umożliwia omawianie problemów z pracownikami zdalnymi.
Zmniejsza to liczbę wiadomości e-mail wysyłanych tam i z powrotem, ale wideokonferencja będzie prawdopodobnie o wiele krótsza niż spotkanie osobiste.
Można także pomyśleć o otoczeniu, np. o stworzeniu środowiska, które będzie interesujące i stymulujące. Zapewni to szybkie podejmowanie decyzji i większą produktywność, a nie zanudzi wszystkich nudnym i niewygodnym otoczeniem. Warto pomyśleć o tematycznych salach konferencyjnych, aby pobudzić nowe pomysły i kreatywne rozwiązania. Przynajmniej takie spotkania będą bardziej produktywne, nawet jeśli będziesz musiał spędzić ten czas z dala od swojego zwykłego biurka!
Rozważ możliwość spotkań pieszych
Jeśli masz małą grupę, która musi uczestniczyć w konkretnym spotkaniu w celu omówienia jakiegoś zagadnienia, co powiesz na spotkanie piesze?
Dzięki temu, że idziecie pieszo, jest o wiele bardziej prawdopodobne, że pozostaniecie w temacie i zakończycie sprawę, niż że zboczycie z tematu, siedząc w ciepłej sali konferencyjnej! Ponadto ruch i przebywanie na świeżym powietrzu zwiększa koncentrację i skupienie. Tego typu spotkania są fantastyczne do tworzenia nowych, ekscytujących pomysłów.
Zastanów się dwa razy, zanim zorganizujesz spotkanie
Zanim zaplanujesz spotkanie, zastanów się dwa razy, czy rzeczywiście jest ono potrzebne. Zastanów się, czy nie można omówić tej kwestii w inny sposób, np. dzieląc się dokumentem i prosząc o pomysły, zamiast gromadzić na kilka godzin w sali konferencyjnej dużą grupę osób z dala od biurek. Czy sprawa jest naprawdę warta poświęcenia czasu?
Większość spotkań tak naprawdę nie jest potrzebna - to proste. Zadając sobie dwa razy pytanie przed zaplanowaniem spotkania, usprawniasz swoje procesy, a w rezultacie stajesz się bardziej produktywny. Można też pomyśleć o zaproszeniu mniejszej liczby osób i poproszeniu ich o przekazanie informacji kolegom, zamiast zmuszać wszystkich do uczestnictwa.
Zastanów się, czy naprawdę musisz wziąć udział w spotkaniu
Gdy otrzymasz powiadomienie o spotkaniu, zastanów się, czy obecność na nim jest konieczna. Weź pod uwagę swoje obecne obciążenie pracą oraz wagę omawianej sprawy. Czy możesz przesłać przeprosiny i poprosić o informację zwrotną w protokole? Czy możesz wysłać młodszego pracownika i poprosić go, aby po powrocie poinformował Cię o szczegółach.
Czasami nie chodzi o to, czy spotkanie się odbędzie, czy nie, ale o to, kto naprawdę powinien w nim uczestniczyć.
Oczywiście, spotkania często muszą się odbywać, aby omówić problemy i podjąć decyzje. Efektywna współpraca w miejscu pracy nie musi jednak odbywać się przy dużym stole w sali konferencyjnej - równie dobrze może mieć miejsce w przestrzeni na przerwach lub poprzez sugestie wysyłane do centralnej osoby. Wystarczy tylko trochę rozwagi i planowania, a harmonogram spotkań można łatwo usprawnić. Dzięki temu Twoja firma stanie się bardziej produktywna i, jak na ironię, zyskasz więcej godzin w ciągu dnia pracy!
